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bieten

Sekretariat der Geschäftsführung (w/m/d)

I-2026-207 / E-2026-207

Standort

Landesgeschäftsstelle Saarbrücken

Arbeitsbedingungen

ab sofort

Vollzeit
39,5 Wochenstunden

Konditionen

TV AWO Saarland EG 9

unbefristet

Eigenverantwortliche Organisation und Führung des Sekretariats gemeinsam mit einer Kollegin – Sie strukturieren und steuern Ihren Arbeitsbereich selbstständig, stimmen sich regelmäßig ab und vertreten sich gegenseitig
Proaktive und eigenständige Terminplanung, -koordination und -überwachung für die Geschäftsführung – Sie antizipieren Bedarfe und setzen Prioritäten ohne Einzelanweisung
Selbstständige Erstellung, Bearbeitung und Qualitätssicherung von Korrespondenz, Berichten, Präsentationen und vertraulichen Unterlagen
Eigenverantwortliche Vor- und Nachbereitung von Sitzungen, Gremiensitzungen und Veranstaltungen einschließlich Protokollführung und Ergebnissicherung
Direkte Kommunikation und Koordination mit internen Fachabteilungen sowie externen Partnern, Behörden und Gremien – in laufenden Vorgängen regelmäßig ohne Rücksprache
Selbstständige Priorisierung, Bearbeitung und Weiterleitung eingehender Anfragen sowie eigenständige Entscheidung über Dringlichkeit und Zuständigkeit
Eigenverantwortliche Organisation von Dienstreisen einschließlich Buchung und Reisekostenabrechnung
Pflege und Weiterentwicklung von Ablage-, Akten- und Dokumentenmanagementsystemen in eigener Zuständigkeit
Unterstützung der Geschäftsführung bei Projekten und Sonderaufgaben

Abgeschlossene Ausbildung als Kauffrau/-mann für Büromanagement, Rechtsanwaltsfachangestellte/r, Verwaltungsfachangestellte/r oder vergleichbare kaufmännische Ausbildung mit mehrjähriger einschlägiger Berufserfahrung
Oder abgeschlossene Hochschulausbildung (Bachelor/FH-Diplom) in einem einschlägigen Studiengang mit entsprechenden Kenntnissen
Sehr gute Kenntnisse der deutschen Sprache in Wort und Schrift sowie sicherer Umgang mit der deutschen Rechtschreibung und Grammatik
Versierte Kenntnisse in MS Office (Word, Excel, Outlook, PowerPoint) und SharePoint

Berufserfahrung im Sekretariats- oder Assistenzbereich, idealerweise auf Leitungsebene
Grundkenntnisse in Englisch für gelegentliche Korrespondenz

Ausgeprägte Diskretion und Vertrauenswürdigkeit im Umgang mit sensiblen und vertraulichen Informationen
Hohe Eigeninitiative, Organisationstalent und strukturierte, selbstständige Arbeitsweise
Ausgeprägtes Kommunikationsvermögen und sicheres, professionelles Auftreten
Teamfähigkeit sowie serviceorientiertes Denken und Handeln
Belastbarkeit und Flexibilität in einem dynamischen Arbeitsumfeld